10 Formas de Fazer Mais com Menos em TI TI

Mas será que é realmente possível fazer mais com menos?

A primeira coisa a se entender é o que significa mais com menos

em TI: mais chamados atendidos? mais performance dos

servidores? mais gente com menos dinheiro? mais usuários

suportados com menos hardware? mais servidores em menos espaço

físico? Alguns desses exemplos são factíveis, enquanto outros

não, e algumas coisas dependem do nível de maturidade da TI,

vamos explorar alguns desses pontos:

1. Hardware & Softwares

Primeiro é preciso entender que é difícil reduzir a quantidade

de hardware existente, espaço ocupado ou energia elétrica

consumida sem novos investimentos, ou seja, é necessário gastar

dinheiro para economizar dinheiro.

Mesmo gastando mais para comprar um hardware mais potente e as

licenças de virtualização, medindo no espaço físico, no watt

consumido e principalmente no tempo e trabalho de manutenção,

economiza-se muito com Virtualização e é realmente uma forma de

entregar mais serviço com menos esforço e dinheiro a médio e

longo prazo.

2. Sistemas

Em sistemas, a tendência é que os mesmos sejam cada vez mais

completos, atendam cada vez mais necessidades dos negócios,

cada vez mais legislações e assim fiquem mais complexos,

custosos de manter e utilizem mais recursos.

Isso por si só significa fazer mais, mas para utilizar menos

recursos, é necessário disciplina para criar códigos eficientes

e enxutos, ou mesmo realizar sessões de “caça as bruxas”, onde

a equipe de desenvolvimento para por um tempo a inovação para

buscar melhorias de performance. Isso aconteceu, por exemplo,

com o kernel do Linux e mesmo com o Windows no lançamento da

versão 7, e os usuários perceberam a diferença.

Mas o ideal mesmo é que esse seja um processo contínuo, onde a

equipe de Operações ofereça um feedback constante das partes do

sistema que mais consomem recursos (queries lentas, por

exemplo), ou mesmo a mudança de desempenho na mudança da

versão, enquanto que a equipe de desenvolvimento trabalha com

esse feedback para melhorar as rotinas e aprender a desenvolver

código mais rápido.

Pode ser uma boa prática também utilizar componentes de mercado

para sistemas, isso significa buscar no mercado pedaços de

código prontos para determinadas tarefas. Por exemplo: ao

invés de programar um módulo de calendário, buscar uma

biblioteca pronta para calendário que possa ser plugada no

sistema atual e adaptado as necessidades, isso pode economizar

semanas de desenvolvimento.

Um componente irá custar uma fração do que o tempo do

desenvolvedor, mas os desenvolvedores precisam ter autonomia e

direcionamento para buscar esses componentes, senão sempre irão

preferir fazer por conta.

3. Desenvolvimento Ágil

Uma outra abordagem para sistemas é utilizar técnicas de

desenvolvimento ágil como o SCRUM. Isso significa diminuir

o tempo para entrega de funcionalidades, embora limitando o

escopo das mesmas.

A entrega mais frequente faz a equipe de desenvolvimento ser

mais eficaz perante o negócio, pois está entregando valor para

o mesmo em menor tempo, e também permite a correção de percurso

em intervalos regulares, evitando que seja desenvolvido um

sistema monstro que não se aplica aos negócios e se perca meses

de desenvolvimento com isso.

4. Operações

Em operações e serviços de TI, a forma de fazer mais com menos

é automatizar o máximo possível as tarefas. Mas não adianta

começar a tentar automatizar os sistemas a esmo, principalmente

enquanto “a casa pega fogo”.

O primeiro passo é medir o esforço que se gasta com tarefas

corriqueiras. Por exemplo: quantas máquinas são formatadas

por dia e quanto tempo o técnico gasta nisso? Será que vale a

pena automatizar com um sistema de restauração de imagem de

disco?

Para medir, pode-se utilizar um sistema de chamados, onde são

cadastrados os principais serviços oferecidos pela TI, e

lançados chamados identificando os problemas, usuários,

equipamentos, etc. Pode-se buscar depois os principais eventos,

que representam a maior quantidade de problemas, ou maior tempo

de trabalho e começar a automatizar por aí.

5. Documentação

Ainda em operações, é importante documentar as principais

atividades e processos para que a execução da tarefa não

dependa de um operador em específico, mas principalmente para

que possa ser migrado dos técnicos mais experientes (mais

caros) para os novatos (mais baratos).

Além de liberar tempo dos melhores profissionais e permitir o

aprendizado aos iniciantes, também garante a execução correta

dos processos e a continuidade das operações mesmo na ausência

do profissional (por motivo de férias ou doença, por exemplo).

6. Integrações de Sistemas

Como parte dos trabalhos entre Operações e Desenvolvimento, a

integração de sistemas é algo que pode fazer a empresa como um

todo ganhar mais produtividade.

Integrar, por exemplo, a autenticação de sistemas,

centralizando em uma base como o AD, torna a tarefa de

administrar usuários muito mais simples para a TI, mais fácil

para o usuário que poderá usar uma única senha para todos os

sistemas e segura, pois fica um ponto único de controle de

acessos.

Outras integrações, como transportar dados entre sistemas sem

intervenção humana também significam menos trabalho para a

equipe e consequentemente mais tempo livre.

7. Monitoramento

O monitoramento da estrutura e de sistemas permite ter certeza

que tudo está funcionando conforme esperado, e que alarmes

estão definidos para quando alguma situação sair da operação

normal.

Em operações pode significar monitorar o consumo de CPU e

espaço em disco, e configurar alertas para, por exemplo, quando

o disco estiver com 90% de uso, isso garante que será tomada

uma ação antes que o mesmo chegue a 100% de ocupação e pare

algum sistema. Isso também significa parar de “apagar

incêndio” e trabalhar na prevenção dos mesmos.

Em sistemas pode-se monitorar a quantidade de transações

executadas, ou quantidade de erros dos usuários, por exemplo,

ou ainda o tempo gasto pelos usuários em cada parte do sistema.

Se soubermos onde os usuários gastam mais tempo, podemos pensar

em formas de otimizar esse processo e com isso trazer

benefícios para todo o negócio.

8. Gestão a Vista

Com todos os dados coletados, a melhor forma de deixar

transparente as evoluções é fazendo gestão a vista. Deixar a

quantidade de chamados abertos em um painel, mostrar a evolução

dos chamados mês a mês, ou ainda os indicadores de tempo

utilizado por serviço, tudo fica mais fácil de visualizar com

gráficos e linhas de tendências.

9. Terceirização

Com sistemas e infraestrutura cada vez mais complexos, a

terceirização é uma opção real para diminuição de custos. Não a

terceirização total, não expulsar o departamento de TI, mas sim

a terceirização de especialidades que não agregam para o

negócio.

Por exemplo, com sistemas cada vez mais complexos, muitas

empresas utilizam tecnologias de ponta das mais diversas, como

Storages, Virtualização, Firewalls, Switches gerenciados,

Windows, Linux, diversas bases de dados, ferramentas de backup,

replicação, etc.

Um único profissional não é capaz de ser especialista em todas

as plataformas e a contratação de um profissional para uma

tarefa que não ocupa seu tempo integral é um desperdício de

recursos. Aí aparece a oportunidade de terceirização desses

serviços especializados, confiando a uma empresa as atividades

avançadas como atualização de firmware, pentest, gerenciamento

de redes, storages e ambientes virtuais.

10. Pessoas

Enfim, o elo mais importante da cadeia, as pessoas. Automatizar

os sistemas ao máximo possível, diminuir o tempo gasto apagando

incêndio, trazer maior produtividade para colaboradores, novos

recursos para sistemas, novos serviços para os clientes finais,

tudo só é possível com pessoas capacitadas e motivadas.

A redução de determinados serviços não significa que o

profissional perderá a importância e será demitido, pelo

contrário, na maioria das empresas existe serviço suficiente

para o dobro da equipe de TI, então o tempo extra “sobrando”

será direcionado para novas atividades.

Se a equipe de TI puder se livrar das atividades repetitivas

(por exemplo, formatar máquinas), prevenir os problemas do dia

a dia (por exemplo, atualizar o Windows para evitar vírus), e

investir o tempo em atividades do negócio (por exemplo,

automatizando mais os sistemas), será percebida como um centro

de inovação e não apenas como um centro de custo.

Conclusão

Os principais pontos para a TI fazer mais com menos é:

• Diminuir os desperdícios
  


• Automatizar as tarefas que não agregam valor para o
  
  profissional 
  


• Focar em atividades que sejam importantes para o negócio
  

Tudo isso garante melhor qualidade de vida para o profissional

de TI, aumento da competitividade do negócio e a valorização da

TI frente ao mesmo.