Vamos Planejar? #12: Controlando os Custos TI

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Algumas das atividades deste processo são:

• Comparação entre o desempenho do trabalho e a linha de base
  
  de custos;
  


• Atuar com outros processos de controle para influenciar
  
  positivamente as mudanças na linha de base de custos; e
  


• Analisar e acompanhar as variações no orçamento para
  
  mantê-las sob gestão.
  

As Entradas

Temos o plano de gerenciamento do projeto, que irá nos oferecer

o plano de gerenciamento dos custos que irá estabelecer aquilo

que deve ser controlado e até onde pode ser controlado ou

quando deve iniciar o controle direto sobre determinados

elementos. Em seguida, temos os requisitos de recursos

financeiros do projeto que irá detalhar os fundos necessários

para cada fase do projeto, ou até mesmo pacotes de trabalho. Os

dados de desempenho do projeto também são uma importante

entrega, pois nos ajuda a monitorar e controlar o andamento do

projeto do ponto de vista da gestão de custos – e estas

informações serão advindas do processo orientar e dirigir o

trabalho do trabalho e serão entradas para os cálculos de valor

agregado. Por fim, temos os ativos de processos organizacionais

que irão nos apresentar estratégias financeiras e de controle

da organização.

As Ferramentas

Gerenciamento do Valor Agregado, GVA, que cria a linha de base

de medição de desempenho – a integração das linhas de base de

escopo, tempo e custos. Temos cálculos em três dimensões: VP

(Valor Planejado), VA (Valor Agregado) e CR (Custo Real).

Valor Planejado = orçamento autorizado para o

trabalho por conta de controle ou pacote de trabalho da EAP.

Custo Real = é o custo que já foi gasto para o

trabalho realizado após a realização de uma atividade.

Valor Agregado = o valor do trabalho

realizado, que é o percentual completo de uma atividade

multiplicado pelo valor planejado. Se temos 50% de uma

atividade de 1.000,00, então o valor agregado será 0,5 x

1.000,00, ou 500,00 = VA.

Variação de Prazos

Para determinarmos se um projeto está atrasado, adiantado ou

exatamente na data, utilizamos a fórmula VPR, ou de variação de

prazos:

VPR = VA – VP

Variação de Custos

Para determinarmos se um projeto está acima do orçamento,

dentro do orçamento ou abaixo do orçamento utilizamos a fórmula

de VC, ou variação de custos:

VC = VA – CR

Exemplo Prático

Vou criar agora um exemplo prático para poder explicar melhor

esta fórmula. Você está pronto?

Temos um projeto de construção de uma casa. Para tanto, iremos

realizar as seguintes atividades:

1. Lotear o terreno
   


2. Construir a casa
   


3. Pintar a casa
   

O orçamento para as atividades é de:

1. R$ 1.000,00
   


2. R$ 1.500,00
   


3. R$ 500,00
   

Estamos na terceira semana do projeto e as atividades estão

completadas na seguinte proporção:

1. 100%
   


2. 70%
   


3. 50%
   

Cada atividade custo os seguintes valores até a presente data:

1. R$ 1.100,00
   


2. R$ 600,00
   


3. R$ 1.000,00
   

Vamos descobrir, antes de tudo, o CR (Custo Real), VP (Valor

Planejado) e o VA (Valor Agregado), para então descobrirmos as

variações no prazo (VPR) e nos custos (VC).

VA = % concluído X VP

VP = valor planejado ou a soma dos valores planejados

CR = custo real da obra até o presente momento, por atividade

ou a soma das mesmas

VA atividade 1 = 1×1.000 = R$ 1.000 (lembrando que o planejado

foi R$ 1.000, embora tenhamos gasto R$ 1.100,00, o valor

agregado continua sendo R$ 1.000,00 dentro do planejado)

VA atividade 2 = 0,7×1.500 = R$ 1.050,00

VA atividade 3 = 0,5×500,00 = R$ 250,00

Agora iremos aplicar a fórmula do VPR, ou seja,

Variação de Prazo:

VPR atividade 1 = VA – VP ou 1.000 – 1.000 = 0 No prazo

VPR atividade 2 = 1.050 – 1.500 = -450,00 Fora do prazo

VPR atividade 3 = 250,00 – 500 = -250,00 Fora do prazo

Agora vamos descobrir se o projeto está dentro, no

orçamento ou acima do orçamento:

VC atividade 1 = 1.000 – 1.100 = R$ -100,00 Acima do

orçamento

VC atividade 2 = 1.050 – 600 = R$ +450,00 Abaixo do orçamento

(ótimo!)

VC atividade 3 = 250 – 1000 = -R$ 750,00 Acima do orçamento

Índices de Desempenho

IDP, ou Índice de Desempenho de Prazos e o IDC, ou Índice de

Desempenho de Custos. Estes índices podem ser calculados por

atividades, pacotes de trabalho e contas de controle. Por fim,

você pode calcular o IDC e o IDP de todo o projeto. Ao longo do

trabalho de gestão, você ainda pode calcular estes índices e ir

montando gráficos para o controle executivo do projeto. As

fórmulas são relativamente simples e aqui não apresentarei

exemplos, apenas as mesmas:

IDP = VA/VP – valores acima de 1 estão adiantados, abaixo,

atrasados

IDC = VA/CR – valores acima de 1 estão abaixo do orçado, abaixo

estão acima

Utilize nosso exemplo prático acima e faça o IDC e o IDP de

seus projetos!

Regras de Controle de Custos

Regra dos 50/50: 50% do VP para a atividade iniciar será dado a

atividade em seu início e 50% no seu fim.

Regra dos 20/80: 20% no começo e 80% no fim.

Regra do 0/100: 0% no começo, 100% no fim.

Estas regras servem para atividades que dependem de suposições

para serem medidas, como em atividades intelectuais e de

consultoria, por exemplo.

Orçamentos e Estimativas

ONT (Orçamento No Término): orçamento total do projeto orçado,

geralmente no início do projeto ou da determinação inicial do

orçamento;

ENT (Estimativa no Término): estimativa no término, ou seja, o

quanto será gasto no total com o projeto;

EPT (Estimativa para o Término): a partir de agora, quanto mais

tem de se gastar para terminar o projeto?; e

VNT (Variação No Término): qual a variação entre o ONT e o

orçamento atual?

A ENT é uma previsão do custo total do projeto, ou o último

orçamento revisado até determinado momento. Utiliza-se uma soma

manual de todos os pacotes e seus orçamentos individuais. A

fórmula que irei apresentar aqui é a ENT = CR + EPT “bottom

up”, ou seja, a soma dos custos reais até o momento mais a EPT

de cada atividade/pacote de trabalho/contas de controle. Deve

ser feita uma nova estimativa de custos para as atividade para

gerar a ENT.

Para a prova de certificação PMP, vamos ver algumas fórmulas

para ENT mais fáceis:

ENT = CR + (ONT – VA)

ENT = ONT / IDC

E ainda outras. Não vamos entrar a fundo neste artigo em todas

as fórmulas de ENT pois podem ser muitas! Tendo calculada a

ENT, podemos calcular a EPT e a VNT a partir das seguintes

fórmulas:

EPT = ENT – CR

VNT = ONT – ENT

Em novos artigos de novas séries iremos ver mais ferramentas em

detalhe. Neste artigo buscamos manter o foco nas técnicas

iniciais de GVA.

Outras Técnicas

Com os resultados das técnicas de GVA, podemos fazer a análise

do desempenho do projeto utilizando as variações encontradas e

apontar tendências e medir o desempenho do valor agregado a

partir da comparação das linhas de base com a realidade do

projeto. Por fim, temos a análise de reservas que aqui funciona

como revisão, ou seja, iremos determinar se precisamos ou não

das reservas de contingência e gerenciais criadas. Podemos, por

meio da técnica de análise de reservas, determinar se as

reservas podem ser liberadas ou até mesmo aumentadas.

As Saídas

• Informações sobre o desempenho do trabalho (VC, VA, VPR…);
  


• Previsões de custos (ENT, EPT…);
  


• Solicitações de mudança;
  


• Atualizações no projeto e documentos do projeto; e
  


• Atualizações nos documentos do projeto.