Por mais básico que esse tema seja, as reuniões são necessárias e todo profissional que precisa convocar ou conduzir uma reunião, deseja que ela seja eficaz e proveitosa, ou seja, que seu objetivo seja alcançado.

Reuniões às vezes podem ser chatas e desinteressantes, solenes demais e no final, não se chega a nenhuma conclusão.

O que eu escuto muito pelos corredores das empresas é “nenhuma reunião consegue resolver problemas”, e se vocês querem saber, essa afirmação é verdadeira !

Muitos podem acreditar que algumas reuniões são convocadas apenas para resolver problemas graves, identificar culpados e estabelecer punições (herança da ditadura militar), porém hoje as reuniões servem para bem mais do que isso. As reuniões desse tipo precisam identificar claramente o problema e estabelecer uma solução possível e realizável em termos de custo e prazo. Um responsável será designado para a solução do problema e uma outra reunião (de acompanhamento) poderá ser agendada.

Uma reunião não vai resolver problemas, mas vai ajudar a traçar um plano para sua solução.

Alguns dos objetivos de uma reunião podem ser: Tomada de decisões, comunicação de decisões, discussões e para colher a opinião ou versão de outros sobre um determinado tema.

Atualmente, o tempo está escasso até mesmo para reuniões.

Para realizar uma reunião eficaz, atente para os seguintes pontos:

Motivo: A reunião é necessária? Lembre-se que seus superiores hierárquicos e/ou subordinados precisam deixar seus postos de trabalho por algum tempo para atender à sua reunião, então, é melhor que seja um bom motivo.

Planejamento: Para utilizar o menor tempo possível, planeje sua reunião, dividindo-a em partes, se necessário. Envie uma convocação com pelo menos 24 horas de antecedência, informando o local e data e mostrando quem estará presente. Uma dica é entrar em contato com cada um dos participantes para verificar se podem comparecer à reunião no dia e hora agendados.

Pauta: Junto com a convocação, envie uma pauta dos assuntos a serem tratados. Dê tempo aos participantes para se prepararem. A pauta também servirá como bússola para retornar ao que é importante, caso existam desvios na discussão.

Participantes: Escolha com cuidado os participantes da reunião. Nem todo mundo precisa estar presente, e pode não haver cadeiras para todo mundo. Se a reunião for executiva, então convoque os gestores, mas se for uma reunião operacional, então chame os profissionais e analistas.

Postura: Se quer ser o líder, então fique de pé ! Isso vai mostrar a todos que a reunião é importante e todos vão olhar pra você. Se o assunto for longo, então você poderá se sentar.

Recursos: Tenha disponível todos os recursos que serão usados em sua reunião, como marcadores, lousa branca, flip-chart, projeto, notebook, etc. Se a reunião durar mais que uma hora, então água, café e biscoitos podem ser necessários.

Participação: Se possível, e quando necessário, dê a palavra a todos os participantes. Isso os tornará importantes e ficarão à vontade para expressar suas opiniões. Lembre-se que você não é o dono da verdade, e já está comprovado que muitas soluções para problemas graves foram elaboradas por pessoas simples, com cargos menores, talvez por não estarem sob pressão, mas de qualquer forma, não subestime a criatividade da mente humana.

Smartphones: Continua sendo uma enorme falta de educação usar ou falar ao celular durante uma reunião, entretanto, alguns profissionais não podem desgrudar de seus amiguinhos nem por 5 minutos, portanto, informe a todos que a reunião é importante e que a atenção deles é necessária, mas não ordene diretamente (ou individualmente) para desligar seus aparelhos…

Ata: Não existe reunião sem ata de reunião. São inúmeros os objetivos da ata, entre eles se destacam a documentação, o acompanhamento e a universalização da informação, ou seja, aqueles que não puderam comparecer à reunião, vão tomar conhecimento dos assuntos tratados e das decisões tomadas.

Alguns propósitos para a a maioria das reuniões podem ser:

Peer review: Verificação interna. Você convoca os membros do seu time para validar ou confirmar alguma coisa. Sempre deixe os seus colegas ajudarem em seu trabalho. Geralmente esse tipo de reunião é apropriado para discutir temas mais técnicos entre profissionais do nível operacional tanto do cliente quanto do fornecedor.

Kick off: Não apenas é a reunião do “pontapé inicial”, mas também serve para alinhar assuntos, para tornar a informação comum ou para colocar todos “na mesma página da música”.

Follow up: É a reunião de acompanhamento, ou seja, uma reunião para acompanhar o status ou progresso de um ou mais assuntos tratados na reunião anterior.

Hand over: É a reunião de transferência. Pode ser entre profissionais ou setores inteiros ! Um projeto ou atividade são transferidos, informando os detalhes, pessoas de contato, recursos, ferramentas, processos e até “jeitinhos” não documentados… É muito comum entre profissionais que estão saindo de férias, deixando um colega cuidando de seus assuntos. Essa reunião é muito comum entre a área comercial e a área operacional, quando a empresa ganha um projeto, por exemplo.

Close up: Quando o projeto ou atividade é encerrada. Os pontos fortes e fracos são enumerados e as lições aprendidas são compartilhadas. Infelizmente essa reunião não é tão comum quanto deveria ser. É uma pena !

TOP (Turn Over to Production): É a reunião que, após a fase de planejamento, informa a todos que o projeto ou atividade vai avançar para a implantação, ou seja, colocar a mão na massa !

Lembre-se que uma reunião proveitosa precisa ter um propósito e uma busca por resultados.

Boa reunião!

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Quem trabalha como suporte técnico convive com a incerteza, pois, por mais que tudo pareça estar sob controle não há como prever o improvável nem garantir que tudo realmente saia conforme o previsto.

Mas e se durante um processo um evento externo, como queda de energia, falha do equipamento que não estava prevista, um acidente, ocasiona um problema maior, como agir?

Em primeiro lugar: Não tome decisões preciptadas

A primeira coisa que normalmente se faz é ligar para o cliente e informar o ocorrido, certo?

Errado!

Se for um problema temporário tudo que acontecer de estranho a partir da ciência do cliente vai estar associado ao problema, isso causa, além do desconforto, a desconfiança. O cliente vai achar que você foi negligente  e quaisquer justificativas vão parecer inseguras e apenas defensivas.

O correto é realizar outros testes, ex: se o objeto for um computador/notebook, faça teste de memória, placa-mãe, disco rígido, entre outras peças, de forma independente, ou seja, um à um;

Em segundo lugar: Não tome medidas desesperadas!

Tentar reparar o equipamento cujo problema não tem conhecimento é assinar atestado de burrice! Uma solda mal feita, uma peça trocada sem saber ao certo qual o defeito pode piorar ainda  mais as coisas. É muito melhor levar para outro profissional avaliar o problema, que não esteja dentro de sua alçada, do que tentar resolver sem saber o que realmente aconteceu.

Em terceiro lugar: Investigue se algo similar já ocorreu antes.

A culpa nem sempre é do técnico e nem sempre o cliente tem razão, uma boa conversa investigativa, como: “Há alguma outra coisa que tenha ocorrido com o equipamento durante o uso que possa causar um problema do tipo…?” pode resultar num diagnóstico de algo que já tinha acontecido e que até o próprio cliente não tenha se dado conta.

Em quarto lugar: Não assuma riscos que não possa correr!

Tente entender o que pode ter acontecido, refaça o caminho de volta e só então é possível avaliar o risco que deve correr. Exemplo: Faça as seguintes perguntas.

Nem sempre é correto assumir responsabilidade por problemas causados por eventos externos, isso pode induzir o cliente a certeza de sua culpabilidade.

Se o problema foi causado, por exemplo, devido a uma queda de energia, avalie a possibilidade de negociar com a gestora de energia uma mediação nos custos, embora a maioria delas se defendem usando artifícios da culpabilidade do usuário, tais como: rede sem aterramento, equipamento ligado sem no-breaks ou estabilizadores de energia, etc.

De posse da solução, ligue para o cliente e relate o ocorrido e as medidas que estão sendo tomadas para a solução, além do tempo estimado param a mesma.

Se o custo for maior que o serviço que deveria ser executado, converse com o cliente, seja sincero, fale a verdade, e negocie com ele para que o mesmo ajude-o no prejuízo, isto exclui qualquer desconfiança.

Em quinto lugar: Foi imperícia? Seja honesto, pague pelo prejuízo, assuma os riscos mas não perca o cliente.

Cliente chama cliente – e afasta também, por isso, em caso de imperícia ou um acidente causado por imperícia, procure uma forma de resolver sem que o cliente precise saber detalhadamente, mas caso não haja outra solução que envolva o cliente, seja honesto e assuma o risco e pague o preço.

Não se esqueça: o cliente também pode não ter razão e mesmo que a tenha, não é o dono dela. Ninguém está livre de acidentes, mas deixar o cliente ciente do problema é garantir que outros fatos que possam ocorrer serão controlados e o cliente sempre vai lembrar que além da honestidade, você procurou não lesá-lo.

Abraços e boa sorte!

Netto

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Olá pessoas!

Para vocês que desenvolvem em Python e Django preocupando-se com internacionalização, já devem ter feito a seguinte pergunta: Quando usar gettext e gettext_lazy?

Acredito que antes de responder esta pergunta, temos que responder outra questão pertinente: Devo utilizar gettext ou ugettext?

Essas duas funções seguem o mesmo princípio dos métodos mágicos __str__ e __unicode__. Onde gettext retornará um texto traduzido como uma string “comum”, e ugettext retornará um texto traduzido como uma string Unicode.

Como nosso idioma nativo abusa do uso de caracteres especiais, aconselho sempre que possível a utilização do ugettext. Na verdade, é uma forma de garantir sucesso na tradução de qualquer idioma sem quebrar a cabeça com encoding (já que o Unicode tem uma ampla tabela  de caracteres).

Além disso, passe a mensagem como Unicode para a função sempre que necessário:

A principal diferença entre ugettext e ugettext_lazy é que o último é literalmente um preguiçoso. Ele faz uma referência para a string (e não necessariamente para a tradução), fazendo com que a operação seja executada apenas quando a renderização da string é necessária (ao contrário de ugettext que é processado assim que a expressão é interpretada).

Confuso? Talvez o Marinho Brandão possa ser mais claro:

Então… utilize ugettext_lazy nos campos e meta-informações dos modelos (onde a tradução pode ser feita sob demanda), e ugettext em métodos, funções e views (onde a tradução tem quer ser “instantânea”).

Até a próxima…

Fonte: Blog Klaus Laube