Todo projeto, independente de ser ou não de ERP (Software de Gestão Empresarial) deve ser concebido com a premissa básica de que tenha início, meio e fim, que seja cumprido o prazo e o orçamento previsto e siga as boas práticas do Project Management Institute (PMI). Somado a isso, ainda existe a experiência de países maduros como o Japão e Estados Unidos, que pregam uma sequência lógica para atingir as expectativas e metas através dos indicadores estabelecidos. Tudo parece simples e tranquilo, mas vejamos algumas sugestões que fazem toda a diferença na gestão do seu projeto de ERP.

A cultura japonesa é reconhecidamente e admirada ao redor do mundo pela disciplina e a paciência em perseguir no detalhe uma trajetória de vitória e de sucesso, com resposta rápida e qualidade. São vários os exemplos de superação e recuperação desse povo, o mais recente é o de Fukushima. Dessa cultura a sugestão é: Obedeça ao sistema de planejamento e execução 80-20. O que significa isso? Deve-se passar 80% do tempo planejando, quanto maior for a capacidade de projetar e simular os potenciais problemas na execução, melhor você estará preparado para executar o restante dos 20%.

Isso passa também pela identificação do perfil da equipe de projeto. Ouvi certa vez de um Gestor em um projeto – Muito ajuda quem não atrapalha! Um dilema conflitante. Prova disso é que exatamente nesse projeto a pessoa em questão era chave na companhia, pois era estratégico na reestruturação da empresa. Como então excluí-la do projeto? Trazê-la para fazer parte do projeto foi até uma tarefa bastante simples, quando aplicado um pouco de psicologia, conhecimento dos desejos, medos e limitações. Para que tudo dê certo, é fundamental extrair o máximo das pessoas. É muito comum atropelar essa prática no projeto, por isso, a segunda sugestão é: avalie e motive sempre sua equipe.

Na dinâmica da Gestão de Projeto, a prática da disciplina e organização, gerenciamento de sua agenda de trabalho, tarefas e atividades da equipe e de assuntos que impactam na condução do projeto e exigem uma dedicação hercúlea é árdua, porém é necessário dedicar tempo para gerenciar as mudanças e a solução de conflitos. Essas são habilidades em que o Gestor de Projetos desenvolve constantemente por sua experiência e seguramente é um dos pilares de sustentação de sucesso do projeto.

Deveríamos estender um capitulo a parte quando tratamos de pessoas, pois quando se implementa um projeto de ERP, os pilares principais de sustentação, são: Pessoas – Processos – Sistema, perceba que todos estão ligados às decisões pessoais, portanto as pessoas são parte chave do sucesso do projeto. A sugestão aqui é: Desenvolva um plano de Comunicação vivo e fluente entre a equipe.

É possível Gerenciar Projetos com qualidade através da convergência do conjunto onde tudo tem que funcionar bem e na mesma direção, iniciando pelo entendimento das expectativas do cliente, fazendo com que as mesmas estejam claras. A quarta sugestão é: Que o combinado não é caro.

Agora, vamos abordar rapidamente as fases que considero mais importante de um projeto de ERP. Após a reunião de lançamento ou kick off meeting, como queiram, nessa fase inicial do projeto é muito importante ter definido onde queremos chegar.

Quando iniciado o projeto, é necessária uma fotografia. Essa fase permite analisar criteriosamente as regras de negócios do cliente, fase chamada de BPM – Business Project Management, que inclui a análise de negócio, denominado de (As Is), onde é levantado, compreendido e mapeado o fluxograma de processo, o que permite analisar o esforço sobre as mudanças do produto ou sugerir mudanças de processos de negócios. Em seguida, são analisados os desvios e lista das pendências, o que chamamos de GAP’s.

O produto deve ser planejado de forma que os GAP’s sejam mínimos. O resultado do (As Is) ajudará a definir as próximas etapas, como por exemplo, a de (To Be), “Como Fica”, ou seja, preparando o negócio com os pilares convergidos para sustentar a evolução e crescimento da companhia. Tudo isso parece simples e óbvio, mas é necessário que os recursos estejam totalmente alinhados: O cliente agindo como agente motivador das mudanças.

O Produto deve utilizar ao máximo o nível de sua aderência para as boas práticas de sua indústria e mercado. O Serviço Profissional deve fornecer qualidade e segurança através da experiência, capacidade e comprometimento para entregar o que o produto se propõe para fazer de melhor. O mais importante dessa última sugestão é para que o mercado se atente junto ao fornecedor sobre as garantias necessárias para que o projeto seja concluído no prazo e no orçamento previsto. Somente quem possui recursos técnicos e metodológicos eficazes pode oferecer esse tipo de garantia.

por Davi Floriano: Diretor de Vendas & Marketing da Fotini, representante da Glovia Internacional, subsidiária da Fujitsu, na América Latina        

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Uma prática comum nas pequenas e médias empresas é utilizar computadores desktop comuns como servidores de rede (quem nunca fez um desktop como servidor, ein?). Essa economia pode colocar toda uma rede e as informações ali armazenadas em risco ,e isso é fato!

Fabricantes de computadores afirmam que desktops não são preparados para trabalhar 24h por dia e fazer outras tarefas comuns em servidores de rede. Um desktop não está preparado para compartilhar arquivos em larga escala ou mesmo trabalhar como servidor de impressão, sendo que estas tarefas podem sobrecarregar o equipamento e levar a empresa a paradas indesejadas e a perda de dados. Outra prática que pode danificar o equipamento é deixá-lo funcionando 24h por dia, pois desktops não são projetados para suportar este tipo de carga de trabalho – não possuem componentes/sistemas robustos tal como servidores.

Gigantes como a Intel, Itautec e Microsoft se uniram e criaram um programa de conscientização para ajudar pequenos e médios empresários a criarem redes de computadores mais eficientes e seguras.

Segundo alexandre Barbosa, coordenador de comunicação da Itautec, um servidor traz mais robustes, segurança e confiabilidade para a empresa, pois, na grande maioria das vezes, servidores trabalham com esquemas de redundancia para energia, armazenamento, memória e etc, além de serem projetados para suportarem grandes cargas de trabalho. É isso que um empresário deve avaliar na hora de montar a sua infraestrutura de rede. Outro ponto importante é investir em um sistema operacional apropriado, pois um SO para servidor possui funções específicas e deve trabalhar direto sem travar.

Diferente do que todos pensam, o investimento em um servidor não é muito maior que o investimento em um desktop comum. Vale a pena gastar um pouco mais para ter uma rede mais segura.

Conte pra gente como é a infra que você trabalha. Utilizam desktops como servidores? Caso positivo, os equipamentos geram problemas? Não precisam citar nomes, claro!

Referência: 72DPI

Hoje vamos abordar algo complexo em Gestão de Projetos: A Auditoria com foco em Riscos. A auditoria é a maneira mais conclusiva para encontrar e solucionar riscos nos projetos, portanto desconsiderá-la é um equivoco.

A auditoria em riscos deve envolver todos os setores da empresa, não pode desconsiderar nada, deve ir desde o início dos processos até a conclusão dos mesmos, coletando todas as informações e visões diferenciadas dos colaboradores envolvidos, deve também abordar desde o gerente do setor até o operador, pois todos tem suas dificuldades em algum momento no decorrer do projeto e essa dificuldade quando apresentada pode mostrar um problema maior do que aparenta e encontrá-lo é o dever de uma auditoria.

De forma simples podemos considerar três ações que devem ser realizados pelo auditor, essas ações tem sua sequência necessária para desenvolvimento, ou seja, devem ser mantidas as ordens aqui apresentadas para que o resultado seja o esperado.

Quando um projeto já existente é colocado em minhas mãos eu mesmo tenho como padrão iniciar uma auditoria em todos os setores, não só para saber os procedimentos, mas também para modificar o que considerar necessário e porque não dizer para mostrar posicionamento diante todos os funcionários, isso mostrará duas coisas:

Esse posicionamento que tomo, apesar de aparentar simples, não o é. Entenda que no momento que você sai da sua sala e vai no operacional você está visivelmente se aprofundando no projeto, e isso requer a capacidade de se impor diante das situações com firmeza e de assumir resultados dos quais agora (já que está ciente) você está completamente a par, sejam eles positivos ou nem tanto.

A primeira tarefa em uma auditoria é ir direto no operacional, esqueça as maçantes horas de reuniões com diretores e gestores, faça apenas pequenas reuniões para saber do que se trata e onde se quer chegar, fora isso gaste seu tempo indo no foco – vá para o operacional, converse com quem esta diariamente com a mão na massa, colete informações, pergunte se tem idéias para resolver os problemas, isso é muito importante porque inúmeras vezes esses que tantos desconsideram encontram as melhores soluções para tal problema. Em um projeto simples em uma empresa na qual trabalhei lembro-me de que existiam dois problemas que os Diretores e Gestores não resolviam, não por falta que capacitação e sim por falta de comunicação, sempre arranjavam modos burocráticos para solucionar o que era tão simples, na verdade a solução surgiu de imediato quando saímos de trás das mesas e nos colocamos junto a equipe de vendas externas, que nos mostrou o porque do problema e como na visão deles podíamos solucionar, quando vimos a simplicidade do fato percebemos a importância de começar a pesquisar na base, no operacional.

Dê espaço para as pessoas te encontrarem, seja acessível e assim ganhe confiança, se mostre capaz de solucionar esses dilemas e assim com um grau de comprometimento alto e revelado diante esses profissionais você terá deles a confiança merecida e recebera informações e sugestões cada vez mais concretas e eficazes.

Busque também informar-se sobre os riscos externos, informações que somente seus clientes possuem, essas podem ser inúmeras informações, mas todas são importantes já que esse é o destino do seu produto ou serviço – Seu cliente.

Informações coletadas com fornecedores e parceiros são bem importantes, com um pouco de experiência se pode extrair de uma simples conversa informações sobre concorrentes que utilizam serviços do mesmo fornecedor ou parceiro. Informações como estas são de suma importância já que possibilitam maior flexibilidade para reposicionamento diante o mercado caso necessário.

Após a busca por coletar informações consistentes e úteis se tem um novo caminho a percorrer, esse é o de identificar os riscos internos. Lembre-se no primeiro momento nossa tarefa foi coletar informações e sugestões para resolver os dilemas, tanto internos quanto externos que podem se apresentar durante as entrevistas. Agora o que estaremos propondo é selecionar as informações colhidas e juntá-las as observações feitas sobre os dilemas internos do projeto, isso vai resultar em um controle mais amigável para análises posteriores.

Esses dilemas internos devem ser abordados de frente, já que o resultado das decisões poderão ser um desastre a longo prazo, por exemplo, um pedido de demissão de um profissional de uma determinada área que existe uma escassez de profissionais no mercado, isso desestrutura o projeto, exige tempo e recursos para treinamento e busca por um substituto, que as vezes não está à altura do anterior. Fora as questões de RH os riscos internos podem ser vistos nos setores que demandam procedimentos manuais, como departamento de qualidade,  análises de crédito, cadastro de clientes, gestão de estoque e outros, erros nesses setores geram desconforto na equipe, baixa a qualidade do serviço prestado e logo divulga-se a marca como imprópria para consumo. Mas se levarmos em consideração que isso é de alto risco então podemos relacionar isso à:

Esses riscos relacionados nem sempre são compreendidos pelos gestores, que permitem inúmeras acrobacias internas só para não perder uma venda, eu prefiro deixar de vender um produto com defeito do que vendê-lo para tirá-lo do estoque e abastecer a mesa do diretor com solicitações de órgãos de defesa do consumidor e comunicados judiciais. Leve em consideração esse exemplo.

Após conseguir relacionar as informações e sugestões e controlar o fluxo interno dos procedimentos temos que identificar nossas dificuldades externas, essas não são previsíveis mas podem ser solucionadas com um bom planejamento. Quando falamos de riscos externos estamos mencionando aquela tecnologia do inicio do projeto que tornou-se obsoleta e que a sua substituta já está nas mãos do seu concorrente, posso dizer também que pode ser uma nova lei que regulamenta a atividade exercida no projeto, o que altera o planejamento drasticamente para se adaptar, isso é visto normalmente em projetos que tem  necessidades de liberação ambiental.

Mas dentro dessas áreas (Equipe, procedimentos internos e externos) existem setores que requerem maior atenção, esses devem ser considerados inicialmente a cada etapa, identificá-los no inicio ajudará a manter um controle melhor em sua auditoria melhorando assim os resultados que serão obtidos.

Até aqui analisamos riscos já existentes e no caso dos riscos externos fizemos um planejamento de resposta imediata a uma situação adversa. Porém isso não basta para sentir-se seguro em um projeto inovador ou de risco, o ideal é continuar o processo de auditoria com uma consultoria, essa consultoria deve ter o foco de trazer soluções para possíveis problemas que poderão ocorrer durante o processo.

Com as informações em mãos que foram colhidas durante a auditoria pode-se ter uma melhor visão de um todo para análise, assim provendo melhores soluções. Não tenha medo de mudanças, quando elas se fazem necessárias em um projeto é melhor fazê-las (claro quando cabíveis), pois não aceita-las é aumentar a probabilidade de riscos, pois você está dando mais tempo para o erro ocorrer.

Não corra riscos, tenha um  controle operacional e um plano estratégico muito bem elaborado, só assim você terá capacidade de gerenciar um projeto e seus riscos.

Até a próxima.

Criticas e sugestões de temas – contato@alpisconsultoria.com.br. Aproveite e leia os outros artigos da série – Os segredos das grandes realizações na web.

Olá meus amigos!

Gostaria de compartilhar com vocês algo que tenho observado que falta ser considerado na gestão de projetos. Talvez por falta de conhecimento, ou pior, por falta de atenção de alguns gestores os riscos não são considerados. Riscos, as vezes, tão comuns passam despercebidos ao longo do processo, o que resulta normalmente em perda de investimento ou do possível lucro que podia-se atingir. Aproveitando o gancho, o lucro estimado nunca é exatamente o lucro real, considerar isso é interessante, o problema é que a maior parte dos gestores consideram o lucro estimado do projeto como sendo apenas uma possibilidade sem lembrar que a váriavel pode ser para mais ou para menos.

Tratar o lucro estimado como prioridade é manter o foco naquilo que vai sustentar o projeto, o alvo. Então, leve em consideração e com muita responsabilidade o seu alvo do projeto. Em outros casos, projetos que já estão em funcionamento, com seus procedimentos já formalizados e aparentemente tudo corretamente elaborado, boa parte desses não geram o que podem gerar de faturamento, ou seja, por estar dentro da margem esperada cria-se a cultura do comodismo, aprenda que se você atingiu certo patamar quer dizer que você está pronto para o próximo nível, empreenda dentro de um empreendimento. Aprendi que você deve fazer mais, só que não só isso, deve fazer melhor.

Voltando ao assunto dos riscos – Eu considerei 3 fatores de risco, pois são os mais comuns e em sua grande maioria desconsiderados.

Risco – Fornecimento: Para quem tem um projeto que necessita manter estoque ou receber peças para determinada produção esse risco tem que ser considerado – prioritário, pois qualquer falha neste processo implicará em custos e fará com que o projeto ultrapasse o tempo estimado, o que não é bom. Imagine, você esperando em época festiva, quando as vendas crescem, que seu fornecedor lhe abasteça o estoque como prometido, só que cai no esquecimento que seu fornecedor também prometeu isso para tantos outros, ou irá prometer, então, criar um plano adequado para que o abastecimento de estoque seja feito aos poucos durante os períodos que antecedem a temporada de maior número de vendas poderá resolver seu problema, mais cuidado, planeja corretamente o volume a ser estocado.

Risco – Recursos Financeiros: Tem-se a obrigação de colocar esse risco em pauta desde a concepção da idéia do projeto até sua conclusão, não adianta iniciar bem e no ultimo trimestre de projeto seus recursos se esgotarem por quaisquer que sejam os motivos, seu projeto vai quebrar. Então, uma dica, avalie seus recursos financeiros a cada duas semanas ou a cada etapa se esses são inferiores ao tempo de duas semanas, esse controle poderá servir tanto para solicitar mais recursos como também para melhor utilizar o que se tem. Separe por camadas de necessidades e nestas camadas também separe setores, assim você vai ter uma visão mais nítida da onde aplicar recursos ou qual setor está deficiente e precisa de recursos. Recurso, eu costumo dizer que é o sangue do projeto, é ele que leva consigo os nutrientes necessário para dar vida a cada célula do projeto.

Risco – Recursos Humanos: Nada pior que ao longo do projeto você perder funcionários, sejam eles em setores produtivos ou administrativos, existem gestores que consideram que perder um funcionário do setor de mão de obra não deve ser considerado e somente as negociações com funcionário de ‘alta’ classe devem ser levadas em consideração. Eu já penso diferente, minha linha de raciocínio vai a favor da empresa por completo, ou seja, imagina sua empresa tendo que rescindir contrato e fazer um novo contrato com outro funcionário… Então, acumula trabalho tanto para pesquisa e análise de currículos quanto para o treinamento desse novo profissional, seja treinamento na área ou interno para adaptação na empresa, sempre, repito, sempre, quando se perde um funcionário o substituto demanda tempo para se adaptar, pode gerar desconforto em alguns e necessitar de acompanhamento. Acredito que seu quadro de funcionários só deva mudar se o mesmo não está correspondendo com a empresa, caso contrário, politicas de permanencia e gestão de recursos humanos bem aplicados poderá resolver o problema, tente sempre negociar, tente sempre fazer parte de bons momentos da vida de seus funcionários. Eu digo sempre que funcionário feliz é aquele que pode ver a oportunidade de subir de classe social dentro da empresa que está trabalhando, essa empresa é totalmente beneficiada por um dos melhores sentimentos humanos, o agradecimento.

Até a próxima.

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